Tổ chức sự kiện

Làm Activation thì dễ hơn làm Event, mỗi loại thường có cái khó riêng của nó. Activation phức tạp ở quy mô chương trình, số lượng địa điểm và thường mang tính dài ngày. Còn Event phức tạp ở áp lực công việc, quy mô tổ chức nhưng Event diễn ra 1 ngày, 1 buổi là xong (không tính Event làm theo chuỗi nhiều khi cũng gần với dạng Activation).

Một vài điểm cần lưu ý:

1. Địa điểm

Có một số địa điểm đã quen thuộc với việc tổ chức Activation như siêu thị, bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn lắm vì họ đã có sẵn barem giá cả, quy trình phục vụ… Tuy nhiên nói như vậy không có nghĩa bạn là thượng đế, nhiều siêu thị dường như coi những phiền nhiễu mà bạn đem lại nhiều hơn lợi ích từ số tiền thuê địa điểm mà họ thu về từ bạn. Vì vậy cho nên họ sẽ bắt bạn tuân thủ những quy tắc riêng của họ, ví dụ chiều cao booth tối đa, nhân viên phải tuyệt đối đúng giờ, không được mở loa lớn, phải đứng ở một khu vực nhất định nào đó…, có nhiều khi bạn còn trong tư thế sẵn sàng bị đuổi cổ nữa.

Còn những địa điểm như ở chợ hay cửa hàng tạp hoá chẳng hạn bạn sẽ gặp những khó khăn như là chủ địa điểm không cho làm, mặt bằng chật hẹp hoặc không thuận lợi để chạy chương trình, phức tạp trong việc câu mắc điện, gởi đồ đạc, chưa hết bạn sẽ gặp phải những cái lườm nguýt của những người bán hàng ở chợ do che chắn không gian bán hàng của họ. Với tiệm tạp hoá bạn nên làm việc qua nhà phân phối hoặc nhân viên kinh doanh của bên Client để viêc xin phép chạy chương trình được thuận tiện hơn.

Còn ở những toà nhà văn phòng (office building), bạn sẽ gặp khó khăn là mỗi nơi có một giá, mỗi nơi có những quy định riêng, và nhiều nơi từ chối cho làm. Như vậy chỉ có hai cách: một là bạn cần liên hệ từng toà nhà và hai là bạn lobby ban bảo vệ từng toà nhà để được thực hiện (nếu chương trình đơn giản như phát sampling).

2. Nhân sự

Nhân sự luôn là một vấn đề căng thẳng ở các chương trình Activation. Vì tại điểm làm activation chỉ có một vài PG, PB là bộ mặt đại diện của thương hiệu để giao tiếp với khách hàng, trong khi đội ngũ quản lý có hạn có thể không bao quát được cùng lúc tất cả các điểm. Hơn nữa tính chất đặc trưng của hầu hết các hoạt động Activation là tương tác trực tiếp với khách hàng cho nên nếu nhân sự không truyền đạt được thông tin, thông điệp… của thương hiệu đến khách hàng một cách thành công thì xem như tổ chức chương trình là  một sự lãng phí.

Mình biết có một chương trình roadshow chạy xe đạp ngoài đường được tổ chức mà project leader chỉ ngồi ở nhà nhận báo cáo qua hình ảnh. Còn thực sự team chạy xe đó đi qua những quãng đường nào, làm những gì trong thời gian làm việc… thì họ hoàn toàn không nắm được.

Một số vấn đề thường xảy ra ở nhân sự thường thuộc về tác phong làm việc (đi sớm về trễ, ăn uống đứng ngồi ngả ngớn không chuyên nghiệp, nghỉ ngang giữa chừng, phát sampling không đúng đối tượng, MC làm biếng nói, làm việc không có chất lượng, không tươi cười mà uể oải khi làm việc…), kiến thức sản phẩm và truyền đạt thông điệp (không nắm rõ thông tin sản phẩm, đọc không chuẩn tên sản phẩm, không nói được những câu thương hiệu mong muốn họ nói với khách hàng).

Bạn có thể ngăn ngừa những việc này bằng cách chuẩn bị thật chu đáo, cẩn thận, huấn luyện nhân sự thật kỹ càng. Tài liệu training bạn nên mô tả thật chi tiết, nêu rõ những điểm nhân sự tuyệt đối không được vi phạm và có chế độ thưởng phạt thật rõ ràng. Bảng chấm công cần thể hiện rõ ràng thời gian từng nhân sự bắt đầu làm việc và nghỉ làm để đảm bảo tính nghiêm túc, không có cảnh đi sớm về trễ.

Để tránh những vấn đề nhân sự nghỉ ngang, bạn nên có những biện pháp ràng buộc nhất định (BB thường tuyển nhân sự thông qua 1 bên thứ ba, họ thường giữ CMND và yêu cầu nhân sự đóng thế chân 100k đến cuối chương trình hoàn lại), đã từng có trường hợp công ty tuyển gần 100 PG qua 2 ngày nghỉ mất 50% số đó. Người nắm vai trò đầu mối nhân sự rất quan trọng, nên chọn người mà bạn có thể tin tưởng, tránh trường hợp chương trình bắt đầu chạy rồi mà liên lạc với họ không được cuối cùng cũng không liên lạc được với nhân sự họ đang quản lý luôn.

Nên phân công người giám sát bí mật và độc lập để kiểm tra tình hình làm việc của nhân sự nhằm chỉnh đốn kịp thời mặc dù bạn đã có các cấp quản lý khác như supervisor, team leader, project leader…

3. Booth, mẫu sampling, quà tặng, dụng cụ thực hiện…

Hàng hoá, quà cáp để làm activation, dù có giá trị cao hay ít giá trị thì bạn cũng cần bảo quản kỹ càng, số liệu chênh lệch sau khi sử dụng so với lúc client bàn giao sang phải rõ ràng, trùng khớp với hàng tồn kho thực tế. Việc này sẽ làm client đánh giá cao tính chặt chẽ của bạn. Nhiều Agency làm mất quà do nhân sự cấp dưới của họ lỡ làm mất hàng hoá và quà trong quá trình chạy chương trình, cuối cùng họ không biết xử lý ra sao với việc này vì giá trị quà mất cũng không đáng kể. Nhưng nếu họ chuẩn bị biên bản bàn giao hàng hoá trang thiết bị rõ ràng từ kho ra quản lý, từ quản lý xuống nhân viên cấp dưới, và có quy định ngay từ đầu, ví dụ mất quà gì sẽ phạt tương đương bao nhiêu tiền chẳng hạn thì sẽ làm cho nhân sự có ý thức hơn trong việc bảo quản hàng hoá quà cáp.

Hoá đơn sau khi thu của khách hàng, bản ghi nhận thông tin khách hàng… cần được giữ cho ngăn nắp, phân chia theo từng ngày, từng địa điểm và bàn giao đầy đủ cho Client sau khi kết thúc chương trình chứ đừng mang cho họ một mớ bòng bong để họ tự phân loại.

Mình từng gặp rất nhiều khách hàng kỹ lưỡng, khó tính, chỉ cần booth thiếu gọn gàng hay dính bẩn hay đồng phục không đúng chuẩn một chút thôi đối với họ đã là chuyện rất lớn như ngày tận thế. Vì vậy mình luôn dặn dò nhân sự quản lý chương trình phải rất kỹ càng khi train cho nhân sự cấp dưới để đảm bảo những gì thể hiện tại địa điểm làm việc luôn hoàn hảo nhất. Phải quy định rõ ràng, tỉ mỉ đến từng chi tiết booth như thế nào là không đạt yêu cầu (v/d đèn không sáng, có rác trên sàn, sàn dính bụi đất, treo túi nylon hay để balo túi xách lủ khủ xung quanh, dán băng keo để đóng đất trên booth, không được để dĩa chứ thực phẩm xuống đất…), ăn mặc thế nào là phù hợp (phải cột tóc, phải đi giày không được đi dép, không mặc quần lửng, không được mang khẩu trang bao tay…).

Nhiều người ỷ y đó là những điều đơn giản nên mặc nhiên nhân sự phải biết nhưng thực tế ở vai trò cấp thấp, những nhân sự này nhiều khi không nhận thức được như thế nào là “đạt chuẩn”, như thế nào là “chưa chuyên nghiệp”, hoặc đơn giản là do họ hời hợt thiếu trách nhiệm không muốn nhận thức. Đó là những vấn đề mình đã từng gặp phải trên thực tế công việc.

4. Vấn đề tiền trạm

Gần đây một công ty làm chương trình Activation ở vài ngàn cửa hàng tạp hoá với danh sách do client cung cấp qua. Trong quá trình chạy, họ cho biết có đến hơn 30% tiệm tạp hoá là không tìm ra được nhất là ở vùng nông thôn hoặc chủ tiệm không cho làm… Vấn đề xảy ra là đến giờ thực hiện chương trình mà đội ngũ PB, PG vẫn còn lang thang ngoài đường chờ công ty liên hệ với client để giải quyết. Cuối cùng việc giải quyết không thành công, PG, PB được cho về nhưng vẫn phải tính lương cho họ còn client thì than phiền về chất lượng công việc.

Mình cho rằng vấn đề cũng không đến nỗi phức tạp nếu họ chịu bỏ chút công sức và tiền của, thuê một vài nhân sự đi khảo sát và đàm phán với từng outlet trước. Như vậy sẽ xác định được điểm nào có thể làm, có những khó khăn thuận lợi gì cần lưu ý, đường đi đến đó ra sao… Lúc đó những điểm chưa ổn thì công ty sẽ báo lại cho client để họ xem xét cung cấp điểm khác. Nhân sự chạy chương trình chỉ cần đúng giờ có mặt và bắt tay vào làm mà thôi sẽ rất gọn chuyện.

Nhiều khi chỉ vì tiết kiệm hoặc không kỹ lưỡng trong khâu khảo sát, tiền trạm, bạn tốn nhiều thời gian, tiền bạc để khắc phục sự cố và còn ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ chương trình  nữa.

5. Vấn đề hậu cần

Một phần rất quan trọng của Activation là các vấn đề logistics (hậu cần). Chẳng hạn như việc quản lý tồn kho, trang thiết bị làm việc, vấn đề vận chuyển chuyên chở, vấn đề ăn uống đi lại…

Khi làm activation, có nhiều vấn đề liên quan đến thuê mua sẽ phát sinh chẳng hạn như nhân sự cần thêm cuộn băng keo, cuộn khăn giấy, cục pin micro, photo mẫu báo cáo… Nếu không chuẩn bị trước cho nhân sự, họ có thể khó xoay sở để tìm mua tại địa điểm làm việc hoặc phải mua với giá cao. Những chi phí này tuy không nhiều nhưng góp nhỏ thành lớn và sẽ là một khoản đáng kể cản trở bạn tiết kiệm chi phí gia tăng lợi nhuận cho chương trình. Cho nên bạn hãy chuẩn bị kỹ lưỡng, phát cho họ đày đủ những gì họ cần, và quy định rõ về số lượng tối đa sử dụng để tránh hiện tượng lãng phí, dùng một lần rồi bỏ mất.

Vấn đề đi lại, bạn cần nắm được quãng đường di chuyển để ước tính được chi phí phải bỏ ra ngay từ đầu chương trình (nếu là chuyên chở bằng xe tải). Các trang web như vietbando.com hay Google Maps có thể giúp bạn ước lượng tương đối chính xác quãng đường.

Về vấn đề ăn uống, nghỉ ngơi của nhân sự, bạn nên có quy định rõ ràng về chế độ công tác, phân bổ hạn mức cố định số tiền ăn tiền đi lại và số tiền khách sạn một ngày và để nhân sự chủ động chi tiêu trong giới hạn đó. Như vậy bạn hoàn toàn làm chủ được ngân sách của mình, không có cảnh nhân sự đem rất nhiều hoá đơn về và công ty bạn phải cắn răng chi trả.

Xem thêm: http://nguoidepvilua.com/mua-sam-thong-thai.html